מיקום – המיקום הוא למעשה הדבר הראשון שתרצו להגדיר. הדבר יצמצם בצורה ניכרת את טווח החיפושים שלכם וימקד אתכם סביב אזור מסוים. אך איך מגדירים מהו המיקום המתאים? הדבר שצריך להוביל אתכם הוא העובדה שמיקום מתאים יוביל ליותר מוזמנים בעוד שמיקום גרוע ישאיר חלק רב מהאורחים בבית. המשתנה העיקרי כאן הוא זמן הנסיעה ולכן המיקום צריך להיות מרכזי עבור רוב האורחים. בנוסף זכרו שישנם הרבה מוזמנים ילדים שאינם בעלי רישיון ואולי תידרשו לדאוג להסעות.

המקום עצמו – איך שצמצמנו את הבחירה למספר מקומות, השלב הבא הוא כמובן להגיע ולהתרשם. אך ממה יש להתרשם ועל מה יש לשים לב? הדבר הראשון הוא כמובן דרך ההגעה, אם אתם חושבים שחלק מהאורחים יסתבכו אל תשכחו לדאוג לשילוט מתאים. בהמשך חנייה, דאגו לחניה מספקת עבור כל האורחים, הדבר האחרון שתרצו הוא פקקים וצפצופים מחוץ לאולם, אם יש חשש שכזה, דאגו לסדרן. בהמשך הגענו לאבטחה, למערכת השמע, לשירותים ולכל נדבך אחר שהאורחים שלכם יתקלו בו. ולכן הדבר המומלץ ביותר הוא להכניס את עצמכם אל נעלי האורחים שלכם ולהבין את המקום מנקודת מבטם.

הקייטרינג – מומלץ לקבוע בשלב זה גם עם חברת הקייטרינג באולם עצמו, ולסגור את כל הפינות. איפה יהיו העמדות, איפה יעמדו המלצרים, איך תתבצע ההגשה לשולחנות ועוד. זו דרך מומלצת לוודא שהכל יעבוד כמו שצריך

עוד קצת – יש לשים לב שתעודת הכשרות של האולם בתוקף, שיש לו אישור לבצע אירועים בתחומו ( מומלץ גם לבדוק מול העיריה)  אישור ממכבי אש ועוד.